Informativa privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Factorybook S.r.l., con sede legale in Via Monte Baldo 33, 37026 Pescantina (VR), Italia, codice fiscale e partita IVA 04915030235, REA VR-455869, capitale sociale 10.000 € i.v., PEC [email protected], email [email protected]. Per ogni richiesta relativa ai dati personali si può scrivere a [email protected].

Questa informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) a chi visita il sito weflo.it, a chi apre un account e alle persone i cui dati sono inseriti sulla piattaforma da un'organizzazione.

2. Due ruoli: titolare e responsabile

Weflo tratta dati personali in due vesti diverse, e conviene distinguerle subito.

Per i dati di chi apre un account — email, nome, immagine del profilo, dati tecnici di accesso — Weflo è titolare del trattamento, e questa informativa descrive per intero come li usa.

Per i dati delle persone che un'organizzazione inserisce sulla piattaforma — i suoi lavoratori, volontari, collaboratori — il titolare del trattamento è l'organizzazione, che decide quali dati inserire e perché; Weflo li tratta per suo conto come responsabile del trattamento, sulla base dell'accordo contenuto nei Termini e condizioni. Chi lavora per un'organizzazione che usa Weflo esercita i propri diritti verso l'organizzazione, che è la sola a poter rispondere; Weflo la assiste nel farlo.

3. Dati trattati

Dati dell'account: indirizzo email, nome, password (conservata soltanto in forma cifrata e non leggibile), un'immagine del profilo facoltativa, le organizzazioni a cui l'account appartiene e il ruolo in ciascuna.

Dati inseriti dalle organizzazioni: nome e contatti delle persone, ruoli e mansioni, disponibilità, progetti e turni assegnati, ore dovute, pianificate ed effettive, richieste di assenza e sostituzioni, date di scadenza di visite mediche e corsi di formazione con eventuali allegati caricati dall'organizzazione, e un registro delle modifiche che indica chi ha cambiato cosa. La piattaforma registra delle scadenze sanitarie la sola data, non l'esito.

Dati di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine richieste, data e ora, raccolti automaticamente dai sistemi che erogano il servizio per il suo funzionamento e la sua sicurezza.

Dati di chi ci scrive dal modulo Contatti: nome, indirizzo email, organizzazione se indicata, il messaggio e il piano eventualmente selezionato. Prima dell'invio il modulo esegue una verifica antispam di Cloudflare (articolo 8), che riceve l'indirizzo IP e alcune caratteristiche tecniche del dispositivo e non usa cookie. Per evitare abusi il sistema conserva inoltre per un'ora un codice derivato dall'indirizzo IP di chi invia, dal quale l'indirizzo non è ricavabile; il messaggio non lo contiene.

La stessa verifica antispam protegge le pagine che fanno partire un'email verso un indirizzo indicato da chi la richiede: la registrazione di un account, la richiesta di un link di accesso rapido e la richiesta di reimpostazione della password. Serve a impedire che un programma automatico faccia inviare messaggi a indirizzi altrui; riceve gli stessi dati indicati sopra, non usa cookie e non riceve né l'indirizzo email digitato né la password. L'accesso con password e l'accesso con Google non la eseguono.

Il sito e la piattaforma non raccolgono dati per finalità di marketing e non profilano chi li usa.

4. Finalità e basi giuridiche

I dati sono trattati per le seguenti finalità, ciascuna con la propria base giuridica.

• Erogare il servizio: creare e gestire l'account, far funzionare la pianificazione, inviare le notifiche di servizio (inviti, conferme, proposte di sostituzione, esiti delle richieste). Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Garantire la sicurezza: prevenire accessi non autorizzati e abusi, individuare e risolvere malfunzionamenti, conservare i registri tecnici. Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla sicurezza del servizio (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
• Adempiere obblighi di legge: fatturazione, contabilità, risposta a richieste dell'autorità. Base giuridica: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
• Rispondere a chi scrive per assistenza o informazioni. Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).

5. Suggerimenti AI

Nei piani che la comprendono, un amministratore dell'organizzazione può attivare nelle Impostazioni un ordinamento dei candidati a una sostituzione suggerito da un modello di intelligenza artificiale. La funzione è disattivata per impostazione predefinita.

Quando è attiva, i candidati sono trasmessi al fornitore del modello, un operatore con sede negli Stati Uniti, come riferimenti anonimi — una lettera per ciascuno — accompagnati dalle sole informazioni operative utili all'ordinamento: fasce orarie, ore, idoneità. Nomi, contatti e ogni altro dato identificativo non lasciano la piattaforma, e la corrispondenza tra lettera e persona è ricostruita solo al ritorno, sui sistemi di Weflo. Il suggerimento è un'indicazione per chi pianifica e non produce decisioni automatizzate.

La stessa opzione attiva l'Assistente, una chat in cui chi pianifica chiede a parole chi è libero, chi può coprire un turno, assenze e ore. La domanda è trasmessa al fornitore del modello con i nomi delle persone in organico sostituiti dagli stessi riferimenti anonimi, insieme a ruoli, nomi dei progetti, turni e ore letti per rispondere; la corrispondenza tra riferimento e persona è ricostruita solo al ritorno, sui sistemi di Weflo. L'Assistente non modifica la pianificazione da solo: con l'opzione «Bozze di azione», disattivata per impostazione predefinita, prepara una modifica che viene eseguita solo alla conferma esplicita di chi pianifica, con i suoi stessi permessi.

6. Sincronizzazione con Google Calendar

Chi lo desidera può collegare un calendario Google dedicato e ricevervi i turni. È una funzione facoltativa, disattivata finché non viene collegata: la collega la singola persona per la propria agenda dal proprio profilo, oppure un amministratore per l'intera organizzazione dalle Impostazioni, ciascuno nel proprio account Google. Un amministratore che è anche una persona può collegare entrambe le sincronizzazioni, indipendentemente, ciascuna con il proprio calendario. Al collegamento Weflo crea un calendario dedicato nell'account Google di chi lo ha collegato — non uno scelto tra i calendari già esistenti — e vi scrive soltanto i propri dati. Nel caso dell'organizzazione il calendario riceve i turni di tutti i progetti con il nome della persona assegnata; chi lo ha collegato può condividerlo da Google con chi deve vederlo.

La sincronizzazione va in una sola direzione: Weflo scrive soltanto nel calendario che ha creato e non legge né modifica alcun altro calendario o evento presente nell'account collegato. Sono scritti i turni della persona, con progetto, cliente e orari, e nel solo calendario personale le assenze approvate come eventi di giornata; la finestra pubblicata va da quindici giorni prima a centoventi giorni dopo la data corrente.

Del collegamento sono conservati l'indirizzo Google con cui è stato creato, l'identificativo e il nome del calendario creato da Weflo e le credenziali di accesso rilasciate da Google, che sono cifrate e non sono leggibili dall'applicazione. Non è conservato alcun elenco dei calendari dell'account: Weflo non ne legge altri. Il collegamento si può sciogliere in qualunque momento dall'applicazione oppure revocare dalle impostazioni dell'account Google: allo scioglimento il calendario creato da Weflo è eliminato insieme agli eventi che conteneva e le credenziali sono cancellate. La stessa cosa avviene se la persona esce dall'organizzazione.

I dati letti dall'account Google sono usati soltanto per fornire questa funzione. Non sono venduti, non sono usati per pubblicità, non sono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale e non sono comunicati a terzi al di fuori di quanto previsto dall'articolo 8. L'uso che Weflo fa dei dati ottenuti dalle API di Google rispetta le norme sui servizi API di Google, compresi i requisiti di uso limitato.

7. Cookie e dati sul dispositivo

Il sito e la piattaforma usano soltanto cookie tecnici, necessari al funzionamento, per i quali la normativa non richiede il consenso. Non sono usati cookie di analisi, di profilazione o di terze parti, e per questo non compare alcun banner.

Nel dettaglio: il cookie di sessione, che mantiene l'accesso dopo l'autenticazione e dura quanto la sessione; il cookie last-org, che ricorda l'ultima organizzazione visitata per riaprirla al ritorno e dura novanta giorni; il cookie weflo-impersonation, presente soltanto durante un intervento di assistenza (articolo 11) e per non più di trentacinque minuti.

Anche la verifica antispam (articolo 8) funziona senza cookie, sia sul modulo Contatti sia sulle pagine di accesso: rilascia al browser un gettone valido per un solo invio, che il nostro server controlla e scarta.

L'area personale può essere installata sul telefono come applicazione. In quel caso conserva sul dispositivo una copia dei turni della persona per poterli leggere anche senza connessione; la copia viene cancellata all'uscita dall'account.

8. Destinatari e fornitori

I dati sono trattati dal personale del titolare autorizzato e istruito a farlo, e dai fornitori che erogano l'infrastruttura del servizio, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR e — per i dati delle organizzazioni — sub-responsabili autorizzati dai Termini e condizioni. Appartengono a queste categorie:

• fornitori di hosting, database, autenticazione e archiviazione dei file, con data center nell'Unione europea;
• fornitori del servizio di invio delle email di servizio, con data center nell'Unione europea;
• fornitori di DNS, protezione e instradamento del traffico verso il sito;
• Cloudflare, Inc., per il controllo antispam del modulo Contatti e delle pagine che fanno partire un'email (registrazione, link di accesso rapido, reimpostazione della password): all'invio, il browser esegue una verifica che comunica a Cloudflare l'indirizzo IP e alcune caratteristiche tecniche del dispositivo, per distinguere una persona da un programma automatico. La verifica non usa cookie e non è attiva sulle altre pagine;
• fornitori di modelli di intelligenza artificiale per i suggerimenti AI (articolo 5), soltanto per le organizzazioni che li hanno attivati e soltanto con riferimenti anonimi;
• Google Ireland Limited e Google LLC, per la sola sincronizzazione con Google Calendar (articolo 6) e soltanto per gli account che l'hanno collegata;
• consulenti e professionisti che assistono il titolare, vincolati alla riservatezza, e le autorità cui i dati vanno comunicati per legge.

9. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

I dati sono conservati ed elaborati in data center situati nell'Unione europea. Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti: i trasferimenti che ne derivano avvengono sulla base delle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea o della certificazione del fornitore al Data Privacy Framework UE-USA, ai sensi del capo V del GDPR. Verso il fornitore del modello AI non viaggiano dati identificativi. I turni inviati a Google Calendar (articolo 6) raggiungono l'infrastruttura di Google sulla base delle medesime garanzie, e soltanto per gli account che hanno collegato un calendario.

10. Conservazione

I dati dell'account sono conservati finché l'account esiste e cancellati alla sua chiusura. I dati di un'organizzazione sono conservati finché l'organizzazione esiste e cancellati alla sua eliminazione, che un amministratore può eseguire in qualunque momento dalle Impostazioni, dopo aver esportato quanto serve; i dati eliminati escono dalle copie di sicurezza alla loro successiva rotazione.

I dati di navigazione e i registri tecnici di accesso sono conservati per un periodo massimo di sette giorni. I dati necessari alla fatturazione sono conservati per dieci anni dalla cessazione del contratto, come richiesto dalla legge.

I messaggi inviati dal modulo Contatti sono conservati per il tempo necessario a rispondere e a dare seguito alla richiesta, e comunque non oltre ventiquattro mesi; il codice antiabuso derivato dall'indirizzo IP è cancellato dopo un'ora.

11. Assistenza e accesso da parte del supporto

Per risolvere un problema segnalato, il personale di supporto può accedere temporaneamente a un'organizzazione con le stesse viste di uno dei suoi membri. L'accesso dura al massimo trenta minuti, è segnalato da un avviso ben visibile in ogni pagina per tutta la sua durata ed è tracciato nei registri del titolare. Non è usato per altre finalità.

12. Sicurezza

Le comunicazioni con il sito e la piattaforma sono cifrate (TLS). I dati sono cifrati anche a riposo sui sistemi dei fornitori. Ogni organizzazione vede soltanto i propri dati: la separazione è imposta dal database stesso, a livello di ogni riga, e non soltanto dall'applicazione. Le password non sono mai conservate in chiaro. Vengono eseguite copie di sicurezza periodiche.

Nessuna trasmissione via internet è priva di rischi: chi usa la piattaforma è invitato a scegliere una password robusta, a non condividerla e a mantenere aggiornati dispositivo e browser.

13. Diritti degli interessati

Ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR, ogni interessato ha il diritto di ottenere l'accesso ai propri dati, la loro rettifica o cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati forniti, di opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse e di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato.

Per i dati dell'account le richieste si inviano a [email protected]; il titolare risponde entro un mese. Per i dati inseriti da un'organizzazione la richiesta va rivolta all'organizzazione, che ne è il titolare; una richiesta arrivata a Weflo viene trasmessa all'organizzazione senza ritardo.

Chi ritiene che il trattamento violi la normativa può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede o lavora.

14. Minori

Il sito e la piattaforma non sono rivolti a minori di diciotto anni, che non possono aprire un account. Sono le organizzazioni a decidere quali persone censire per la propria attività, nel rispetto della normativa che le riguarda.

15. Modifiche a questa informativa

Questa informativa può cambiare, per esempio quando cambiano le categorie di fornitori o le funzionalità della piattaforma. La versione in vigore è sempre quella pubblicata a weflo.it/privacy, con la data di aggiornamento in testa; le modifiche sostanziali sono comunicate via email a chi ha un account.