Termini e condizioni

1. Premessa e definizioni

Le presenti condizioni generali (i "Termini") regolano l'utilizzo di Weflo, il servizio raggiungibile all'indirizzo weflo.it (la "Piattaforma"), fornito da Factorybook S.r.l., con sede legale in Via Monte Baldo 33, 37026 Pescantina (VR), Italia, codice fiscale e partita IVA 04915030235, REA VR-455869, capitale sociale 10.000 € i.v., PEC [email protected], email [email protected] (il "Fornitore").

Nei Termini si intende per: "Organizzazione" il soggetto — cooperativa, ente, associazione, azienda o professionista — che crea uno spazio di lavoro sulla Piattaforma e ne è il cliente; "Amministratore" e "Pianificatore" gli account che l'Organizzazione abilita a configurarla e a pianificare; "Membro" ogni account invitato dall'Organizzazione; "Persone" le persone fisiche che l'Organizzazione censisce sulla Piattaforma per pianificarne l'attività; "Piano" l'insieme dei limiti e delle funzionalità attive per un'Organizzazione; "Account" le credenziali personali con cui una persona accede.

La Piattaforma è destinata a organizzazioni e professionisti nell'esercizio della propria attività. Non è rivolta a consumatori.

2. Oggetto del servizio

Weflo è un software erogato come servizio (SaaS) per pianificare persone e attività: disponibilità, progetti e turni, ore dovute, pianificate ed effettive, assenze e sostituzioni, scadenze di visite mediche e formazione, e un'area personale con cui ogni Persona consulta i propri turni dal telefono.

Il contratto tra l'Organizzazione e il Fornitore si conclude nel momento in cui una persona, dichiarando di avere i poteri per rappresentarla, crea l'Organizzazione sulla Piattaforma e accetta i Termini. I Termini prevalgono su qualsiasi condizione proposta dall'Organizzazione.

Il Fornitore può evolvere la Piattaforma nel tempo, aggiungendo, modificando o ritirando funzionalità, purché non ne venga meno la natura essenziale descritta in questo articolo.

3. Registrazione e account

Per usare la Piattaforma occorre un Account, creato con un indirizzo email valido e una password oppure accettando un invito ricevuto da un'Organizzazione. Chi si registra garantisce che i dati forniti sono veritieri e li tiene aggiornati.

L'Account è personale. Le credenziali non vanno condivise e chi le detiene risponde di ogni attività compiuta con esse; ogni uso non autorizzato va segnalato senza ritardo al Fornitore. Un Account può appartenere a più Organizzazioni, ciascuna con il proprio ruolo.

Possono aprire un Account solo persone che abbiano compiuto diciotto anni.

4. Piani e corrispettivi

Ogni Organizzazione ha un Piano. Il piano gratuito comprende fino a 5 persone e un pianificatore, senza limiti di tempo e senza suggerimenti AI. I piani a pagamento e i piani su misura ampliano questi limiti e sono concordati per iscritto tra l'Organizzazione e il Fornitore scrivendo a [email protected]: i corrispettivi, la periodicità di fatturazione e le modalità di pagamento sono quelli indicati nell'accordo, che integra i presenti Termini.

Il Fornitore non pubblica un listino. Può modificare il catalogo dei piani e i limiti del piano gratuito con un preavviso di almeno trenta giorni comunicato via email all'Amministratore; per i piani a pagamento la modifica si applica dal rinnovo successivo.

Al raggiungimento dei limiti del proprio Piano l'Organizzazione può continuare a usare quanto già inserito ma non aggiungere oltre il limite, finché non passa a un Piano superiore.

5. Durata, rinnovo e recesso

Il piano gratuito non ha scadenza. I piani a pagamento hanno la durata indicata nell'accordo e si rinnovano tacitamente per periodi di pari durata, salvo disdetta di una delle parti comunicata via email almeno trenta giorni prima della scadenza. In caso di disdetta l'Organizzazione torna al piano gratuito, con i relativi limiti, e non ha diritto al rimborso dei periodi già fatturati.

L'Organizzazione può in ogni momento esportare i propri dati ed eliminare l'Organizzazione dalle Impostazioni della Piattaforma. L'eliminazione è definitiva: cancella persone, progetti, turni, ore, assenze, scadenze e allegati dell'Organizzazione e chiude il contratto.

6. Obblighi dell'Organizzazione

L'Organizzazione usa la Piattaforma nel rispetto della legge e dei Termini e risponde dei contenuti inseriti dai propri Amministratori, Pianificatori e Membri.

L'Organizzazione garantisce di avere una base giuridica per trattare sulla Piattaforma i dati delle Persone che censisce e di aver fornito loro le informazioni richieste dalla normativa sulla protezione dei dati. Per le scadenze sanitarie la Piattaforma è progettata per registrare la sola data di scadenza: l'Organizzazione si impegna a non inserire referti, diagnosi o altre informazioni sulla salute oltre a quelle strettamente necessarie.

È vietato usare la Piattaforma per finalità illecite, inserire contenuti che violino diritti di terzi, tentare di accedere a dati di altre Organizzazioni, interferire con il funzionamento del servizio o sottoporlo a carichi anomali.

7. Trattamento dei dati personali

Per i dati delle Persone che l'Organizzazione inserisce sulla Piattaforma, l'Organizzazione è titolare del trattamento e il Fornitore è responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Il presente articolo costituisce l'accordo sul trattamento tra le parti.

Il Fornitore tratta tali dati soltanto per erogare il servizio e secondo le istruzioni documentate dell'Organizzazione, che coincidono con le funzioni della Piattaforma; garantisce che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza; adotta le misure tecniche e organizzative descritte nell'informativa privacy; assiste l'Organizzazione nel dare seguito alle richieste degli interessati e negli obblighi di sicurezza e di notifica delle violazioni, che comunica all'Organizzazione senza ingiustificato ritardo; al termine del contratto restituisce i dati tramite la funzione di esportazione e li cancella, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge; mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi.

L'Organizzazione autorizza il Fornitore a ricorrere a sub-responsabili appartenenti alle categorie indicate nell'informativa privacy — fornitori di hosting e database, di invio email, di protezione del traffico e, se attivati, di modelli di intelligenza artificiale. Il Fornitore comunica con almeno quindici giorni di preavviso ogni cambiamento sostanziale di tali categorie; l'Organizzazione può opporsi per motivi legittimi e, in mancanza di accordo, recedere dal contratto.

Per i dati degli Account — email, nome, immagine del profilo, dati tecnici di accesso — il Fornitore è titolare del trattamento. Le relative informazioni sono nell'informativa privacy, pubblicata all'indirizzo weflo.it/privacy.

8. Suggerimenti AI

Nei Piani che la comprendono, la Piattaforma può proporre un ordinamento dei candidati a una sostituzione elaborato da un modello di intelligenza artificiale di un fornitore terzo. La funzione è disattivata per impostazione predefinita e viene attivata da un Amministratore dell'Organizzazione nelle Impostazioni.

I candidati sono trasmessi al fornitore del modello come riferimenti anonimi, con le sole informazioni operative utili all'ordinamento (fasce orarie, ore, idoneità): i nomi e gli altri dati identificativi delle Persone non lasciano la Piattaforma.

I suggerimenti sono un'indicazione, non una decisione: la scelta del sostituto resta sempre della persona che pianifica, e la Piattaforma non compie decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sulle Persone.

9. Disponibilità del servizio e assistenza

Il Fornitore si impegna a erogare la Piattaforma con continuità e a eseguire copie di sicurezza periodiche dei dati, ma non garantisce un livello di disponibilità determinato, salvo quanto eventualmente previsto nell'accordo di un piano su misura. Gli interventi di manutenzione programmata sono, ove possibile, comunicati in anticipo ed eseguiti in orari di minor utilizzo.

L'assistenza è fornita via email all'indirizzo [email protected], nei giorni lavorativi. Per risolvere un problema segnalato, il personale del Fornitore può accedere temporaneamente all'Organizzazione con le stesse viste di un suo Membro: l'accesso è limitato nel tempo, segnalato da un avviso visibile e descritto nell'informativa privacy.

10. Proprietà intellettuale

La Piattaforma, il suo codice, il marchio Weflo, la grafica e la documentazione sono e restano del Fornitore o dei suoi licenzianti. All'Organizzazione e ai suoi Account è concessa una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile e revocabile, limitata alla durata del contratto e all'uso della Piattaforma secondo i Termini.

I dati che l'Organizzazione inserisce restano suoi. Il Fornitore li usa soltanto per erogare il servizio e non li cede a terzi.

Non è consentito copiare, modificare, decompilare o ricavare il codice sorgente della Piattaforma, rivenderla o offrirla a terzi, né usarla per costruire un servizio concorrente.

11. Sospensione e risoluzione

Il Fornitore può sospendere l'accesso di un Account o di un'Organizzazione in presenza di attività anomale, di un rischio per la sicurezza della Piattaforma o di altri utenti, o di una violazione dei Termini, dandone comunicazione via email e, dove possibile, un termine di tre giorni per rimediare. In caso di mancato pagamento di un piano a pagamento, la sospensione è preceduta da un sollecito con un termine di quindici giorni.

Il Fornitore può risolvere il contratto ai sensi dell'articolo 1456 del codice civile in caso di violazione degli articoli 3, 6 e 10, di mancato pagamento oltre il termine del sollecito, o di uso della Piattaforma in violazione della legge.

Alla cessazione del contratto, per qualunque causa, l'Organizzazione ha trenta giorni per esportare i propri dati; decorso il termine il Fornitore li cancella, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge.

12. Responsabilità

La Piattaforma è uno strumento di pianificazione: la correttezza dei dati inseriti, la valutazione dell'idoneità di una persona a un turno, il rispetto della normativa sul lavoro e degli obblighi in materia di sorveglianza sanitaria e formazione restano responsabilità dell'Organizzazione. Lo stato di una scadenza è calcolato dalle date che l'Organizzazione registra.

Il Fornitore non risponde dei danni derivanti da interruzioni o malfunzionamenti dovuti a cause al di fuori del suo ragionevole controllo — tra cui guasti dei fornitori di connettività o di hosting, attacchi informatici, forza maggiore — né dei danni indiretti, del mancato guadagno o della perdita di opportunità.

Salvo il caso di dolo o colpa grave, e fatti salvi i limiti inderogabili di legge, la responsabilità complessiva del Fornitore verso l'Organizzazione non può superare quanto l'Organizzazione ha corrisposto per il servizio nei dodici mesi precedenti l'evento che ha causato il danno.

13. Modifiche dei Termini

Il Fornitore può modificare i Termini. Le modifiche sono comunicate via email agli Amministratori e pubblicate su questa pagina con la data di aggiornamento, almeno quindici giorni prima di entrare in vigore. L'Organizzazione che non intende accettarle può recedere dal contratto entro tale termine eliminando l'Organizzazione; l'uso della Piattaforma oltre la data di entrata in vigore vale come accettazione.

14. Legge applicabile e foro competente

I Termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa alla loro interpretazione, esecuzione o risoluzione è competente in via esclusiva il Foro di Verona.

Se una clausola dei Termini fosse dichiarata invalida, le altre restano efficaci. La mancata contestazione di una violazione non vale come rinuncia a far valere i Termini in seguito.

15. Comunicazioni

Le comunicazioni al Fornitore si inviano a [email protected] oppure, per quelle che richiedono forma scritta, alla PEC [email protected] o alla sede legale in Via Monte Baldo 33, 37026 Pescantina (VR), Italia. Le comunicazioni all'Organizzazione si intendono validamente effettuate all'indirizzo email dei suoi Amministratori.